Хотите высокой отдачи - пишите подробные инструкции к любой задаче. Не только сроки зависят от правильной постановки, но, главное, - цена. Итоговая стоимость работ растет пропорционально затраченному времени
Для начала определим круг участников задачи. Условно это Клиент, Менеджер и исполнитель - Программист. Клиент говорит, что он хочет, Менеджер оценивает адекватность формулировки, если надо - переформулирует задачу, передает Программисту, а затем контролирует качество и сроки исполнения. Программист корректирует сроки и исполняет задачу, сверяя выполненное с Технических заданием.
Давайте вместе с участниками процесса пройдем по производственному циклу.
Итак, постановка задачи. Это самый важный момент.
Помните, чем четче поставлена задача, тем дешевле, быстрее, точнее она будет сделана!
- свои задачи Программист должен получать только в персональной части CRM или по электронной почте - письменно, а не в устной форме. В теме письма должно быть указано название задачи и пометка о срочности/важности выполнения. Программисту запрещено принимать задачи по чату, по телефону, по SMS-сообщению, в ICQ или Skype;
- каждая задача ставится отдельным пунктом, высылается отдельным электронным письмом, недопустимо в одном письме высылать несколько задач. Это правило касается цепочек обеих цепочек - «Клиент-Менеджер» и «Менеджер-Программист»;
- сроки задач указывает Клиент, но эти сроки расцениваются как желательные. Клиент может сделать ремарку - «срочная», «приоритетная», «не срочная», и привязать сроки к календарю, ориентируясь только на рабочие дни;
- тип задачи также должен быть прописан в теме письма - программирование, публикация текста, правка дизайна и пр.
И другой пример:
- любые дополнительные материалы к задаче прилагаются к письму в заархивированном виде. В теле письма должно быть указание на то, что сообщение отправлено с приложением;
- если задача требует доступы, они должны быть предоставлены в теле письма или в описании задачи в CRM;
- если нужна публикация материалов на конкретной странице, она должна быть указана - где именно нужно разместить прилагаемый материал;
- ничего лишнего к задаче прилагаться не должно;
- недопустимо отправлять одним письмом сразу несколько задач по проекту, а тем более по разным проектам.
Максимально детализируйте задачу!
Например. Клиент просит опубликовать фото продавца на сайте.
Тема письма - Публикация - добавление на сайт www.sitename.ru фото продавца, СРОЧНО
Тело письма:
Цель - добавить информацию о продавце с фото и контактами.
Сроки - срочно, сегодня.
Тип задачи - публикация информации на сайте заказчика.
Куда публиковать - на все страницы сайта.
Описание: добавить на сайт блок «Ваш консультант». Структура блока следующая:
Ваш консультант
Фотография продавца
ФИО продавца
Телефон 555-555-55
(ссылка - электронный адрес)
Кнопка «Выбрать другого»
Действие: При нажатии на кнопку «Выбрать другого» выводится информация о другом продавце. Всего в блоке должно отображаться 3 продавца. При заходе посетителя на сайт продавцы будут выводиться в случайном порядке. Телефон у всех одинаковый.
Место блока на сайте: блок продавцов между ссылкой «Блог» и «Наши клиенты».
Приложение: Фото продавца прилагаю в архиве.
Помните, 80% информации о задаче Менеджер и Программист должны видеть в заголовке письма. Это экономит время, позволяет оптимизировать загрузку исполнителей. Если программист получает письмо, в теме которого написана фраза «внести правки» или «на сайт», он не получает представления о типе задачи.
Задача может иметь 4 типа приоритета:
«Срочно» - значит, допускается полная остановка работ по другим задачам, так как выполнение данной требует немедленной реакции.
«Не срочно» - задача выполняется в рабочем порядке в течение 2-3 дней.
«Горящая задача» - требуется выполнить в течение рабочего дня.
«Не приоритетная задача» - требуется выполнить после завершения всех текущих задач по проекту.
Запрещено брать в работу задачу, которые:
- даны устно - по телефону, по скайпу, в любой другой программе рассылки мгновенных сообщений;
- поступили без указания сроков и приоритетов;
- поступили с пометкой «Срочно» или «Горящая задача» в конце рабочего дня - ни по ночам, ни в выходные и праздники Программист не работает, если это не оговорено в Договоре на оказание услуг.
- поступили без необходимых материалов, доступов, описания работы;
- в одном письме поступило несколько задач.
Правило «1 задача = 1 письмо» должно соблюдаться неукоснительно!
Ниже - 2 варианта писем. Определите, где верно и неверно дана задача.
Технология обработки задачи
- Менеджер, уяснив задачу, принимает ее в работу; при некорректной постановке проводит уточнение с Клиентом, собирает все необходимые материалы;
- задача обрабатывается в течение календарных суток с момента поступления в рабочие часы компании;
- выполнение задачи Программистом проводится в рабочие часы компании, если иные условия не внесены в Договор на оказание услуг (Доп.соглашение).
К примеру, в ряде случаев оговаривается прием задач в конце рабочего дня. Но исполнитель должен знать о поступлении задачи заранее. Такие задачи могут приниматься в работу при условии оплаты по двойному тарифу за работу сверхурочно, в выходные и праздничные дни. Постановщик задачи должен проконтролировать отправку всей необходимой информации и вложений к задаче, заручиться ответом Программиста, что все получено в полном объеме, и задача ясна.
- в случае двоякого понимания или недопонимания задачи Менеджер по электронной почте высылает в адрес Программиста необходимые уточнения, помечая в теме письма характер уточнений и название проекта;
- точные сроки исполнения указывает Программист после детального знакомства с задачей, через Менеджера сроки сообщаются Клиенту.
Итак, будьте точны, будете корректны, будьте предусмотрительны, будьте взаимно вежливы, и дело пойдет. Не в убыток обеим сторонам.
