Как грамотно ставить задачи программистам

25.02.2013

Хотите высокой отдачи - пишите подробные инструкции к любой задаче. Не только сроки зависят от правильной постановки, но, главное, - цена. Итоговая стоимость работ растет пропорционально затраченному времени

Для начала определим круг участников задачи. Условно это Клиент, Менеджер и исполнитель - Программист. Клиент говорит, что он хочет, Менеджер оценивает адекватность формулировки, если надо - переформулирует задачу, передает Программисту, а затем контролирует качество и сроки исполнения. Программист корректирует сроки и исполняет задачу, сверяя выполненное с Технических заданием.

Давайте вместе с участниками процесса пройдем по производственному циклу.

Итак, постановка задачи. Это самый важный момент.

Помните, чем четче поставлена задача, тем дешевле, быстрее, точнее она будет сделана!

  • свои задачи Программист должен получать только в персональной части CRM или по электронной почте - письменно, а не в устной форме. В теме письма должно быть указано название задачи и пометка о срочности/важности выполнения. Программисту запрещено принимать задачи по чату, по телефону, по SMS-сообщению, в ICQ или Skype;
  • каждая задача ставится отдельным пунктом, высылается отдельным электронным письмом, недопустимо в одном письме высылать несколько задач. Это правило касается цепочек обеих цепочек - «Клиент-Менеджер» и «Менеджер-Программист»;
  • сроки задач указывает Клиент, но эти сроки расцениваются как желательные. Клиент может сделать ремарку - «срочная», «приоритетная», «не срочная», и привязать сроки к календарю, ориентируясь только на рабочие дни;
  • тип задачи также должен быть прописан в теме письма - программирование, публикация текста, правка дизайна и пр.

И другой пример:

  • любые дополнительные материалы к задаче прилагаются к письму в заархивированном виде. В теле письма должно быть указание на то, что сообщение отправлено с приложением;
  • если задача требует доступы, они должны быть предоставлены в теле письма или в описании задачи в CRM;
  • если нужна публикация материалов на конкретной странице, она должна быть указана - где именно нужно разместить прилагаемый материал;
  • ничего лишнего к задаче прилагаться не должно;
  • недопустимо отправлять одним письмом сразу несколько задач по проекту, а тем более по разным проектам.

Максимально детализируйте задачу!

Например. Клиент просит опубликовать фото продавца на сайте.

Тема письма - Публикация - добавление на сайт www.sitename.ru фото продавца, СРОЧНО

Тело письма:

Цель - добавить информацию о продавце с фото и контактами.

Сроки - срочно, сегодня.

Тип задачи - публикация информации на сайте заказчика.

Куда публиковать - на все страницы сайта.

Описание: добавить на сайт блок «Ваш консультант». Структура блока следующая:

Ваш консультант

Фотография продавца

ФИО продавца

Телефон 555-555-55

(ссылка - электронный адрес)

Кнопка «Выбрать другого»

Действие: При нажатии на кнопку «Выбрать другого» выводится информация о другом продавце. Всего в блоке должно отображаться 3 продавца. При заходе посетителя на сайт продавцы будут выводиться в случайном порядке. Телефон у всех одинаковый.

Место блока на сайте: блок продавцов между ссылкой «Блог» и «Наши клиенты».

Приложение: Фото продавца прилагаю в архиве.

Помните, 80% информации о задаче Менеджер и Программист должны видеть в заголовке письма. Это экономит время, позволяет оптимизировать загрузку исполнителей. Если программист получает письмо, в теме которого написана фраза «внести правки» или «на сайт», он не получает представления о типе задачи.

Задача может иметь 4 типа приоритета:

«Срочно» - значит, допускается полная остановка работ по другим задачам, так как выполнение данной требует немедленной реакции.

«Не срочно» - задача выполняется в рабочем порядке в течение 2-3 дней.

«Горящая задача» - требуется выполнить в течение рабочего дня.

«Не приоритетная задача» - требуется выполнить после завершения всех текущих задач по проекту.

Запрещено брать в работу задачу, которые:

  • даны устно - по телефону, по скайпу, в любой другой программе рассылки мгновенных сообщений;
  • поступили без указания сроков и приоритетов;
  • поступили с пометкой «Срочно» или «Горящая задача» в конце рабочего дня - ни по ночам, ни в выходные и праздники Программист не работает, если это не оговорено в Договоре на оказание услуг.
  • поступили без необходимых материалов, доступов, описания работы;
  • в одном письме поступило несколько задач.

Правило «1 задача = 1 письмо» должно соблюдаться неукоснительно!

Ниже - 2 варианта писем. Определите, где верно и неверно дана задача.

Технология обработки задачи

  • Менеджер, уяснив задачу, принимает ее в работу; при некорректной постановке проводит уточнение с Клиентом, собирает все необходимые материалы;
  • задача обрабатывается в течение календарных суток с момента поступления в рабочие часы компании;
  • выполнение задачи Программистом проводится в рабочие часы компании, если иные условия не внесены в Договор на оказание услуг (Доп.соглашение).

К примеру, в ряде случаев оговаривается прием задач в конце рабочего дня. Но исполнитель должен знать о поступлении задачи заранее. Такие задачи могут приниматься в работу при условии оплаты по двойному тарифу за работу сверхурочно, в выходные и праздничные дни. Постановщик задачи должен проконтролировать отправку всей необходимой информации и вложений к задаче, заручиться ответом Программиста, что все получено в полном объеме, и задача ясна.

  • в случае двоякого понимания или недопонимания задачи Менеджер по электронной почте высылает в адрес Программиста необходимые уточнения, помечая в теме письма характер уточнений и название проекта;
  • точные сроки исполнения указывает Программист после детального знакомства с задачей, через Менеджера сроки сообщаются Клиенту.

Итак, будьте точны, будете корректны, будьте предусмотрительны, будьте взаимно вежливы, и дело пойдет. Не в убыток обеим сторонам.

Первый закон Паркинсона гласит, что любая работа - мелкая и большая - выполняется все выделенное на нее время. А значимость, сложность и цена возрастают пропорционально сверх затраченному времени.